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日志

 
 

成功组织团队出游的几项要素  

2012-03-02 13:17:40|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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1、带团团队

带队的是李岱月老师,一个开朗、活泼、可爱的女孩子。日本导游是肖俊增先生,也是我所接触的导游中水平最高的一位。

团长是谭兆麟教授,领导力专家; 副团长是高等继续教育学院培训中心的曾主任。

这四位的阵容,可谓非常强大,分工很明确,各自的专业水准又相当高。有些商务考察团,会非常关注与参访企业的对接,但学员之间的互动不够,谭教授作为团长,等于是随团的资深专家,沿途就可以对学员们的问题进行分析解答,曾主任、李老师、肖先生三位,不仅仅负责学员们的一路行程,同时不忘督促学员们彼此间的交流和学习,在行程中间,有两天晚上,都组织专题讨论,在临回国前,又给出题目,要求交作业,这种学习方式值得嘉许,毕竟,商务考察团不是纯观光团,学习是其中重要的一环,如果只关注娱乐,而不关注学习,效果会大打折扣。

因为有谭教授,以及团员中的资深领导者(这个在第二条分析),使得这七天的行程,在实质上达到了咨询解惑的作用。

肖先生是东北人,到日本二十多年,被日本同化,同时保留中国人的幽默,了解中国也了解日本,可谓很棒的桥梁,使此行获得圆满成功。他的组织协调能力很强,记忆力超好,耳观六路眼听八方,关注每位学员的需要,对景点介绍、企业介绍中使用大量数据,资料详实。他有原则,但有时候也会适当妥协,对于特殊学员,会细心地予以照顾,比如我们有位同学不习惯吃生冷食品,他会注意安排拉面等。

他对景点和企业的介绍非常到位,看得出做了大量准备,经验很丰富,同时他也携带了大量资料,在我们讨论交流的过程中,他注意做记录,遇有疑惑的时候,加以确认,我觉得整个团队之中,最具学习力的其他是他。肖先生精力充沛,事无巨细都要安排,行动快速,时间掐算准确,他同时还做代购生意、做网站、在拉斯维加斯投资企业,真是人才呐!

他对日本好的一面大加赞扬,同时也并不回避日本不好的一面,对于中国的富强,他怀有期许,在我们临别下车前,他希望大家一起喊“中国、中国、中国”,也许,一个身在海外的人,才能够更深地体会到,背靠一个强大的祖国,是多么可贵,希望政府不让这些海外游子们失望吧。

从肖先生的身上,我学到很多东西。对他,我不掩饰我的敬佩和欣赏之情。我有时候看肖先生忙前忙后,尤其是一些和签证等复杂手续相关的部分,我会想:如果是我,我做不做得到?我后来明白,一个人就应该不怕麻烦,增加自己和外界的接触点,不怕苦,不怕累,不怕碰壁,这样,就可以冲破语言、流程等各道关隘,畅行无阻。

李老师也是非常厉害的女孩子,她很具感染力,处理事情也非常麻利,她学的是财税,但转行对她来说显然非常适宜,她的性格适合这个行业,可以如鱼得水。虽然看上去年轻很轻,但做这行已经有多年,走过了很多国家,对于日本,她非常喜欢,她欣赏日本的服务,希望国内的服务水平也能够达到。

这个模式是否容易COPY?我觉得可以,但是,难以COPY的,是层次、深度和默契,还有独有的性格。据李老师说,他们和肖先生合作已经有六年,这六年形成的默契不易COPY。比如,李老师这样的女孩子,往往是可遇不可求。而肖先生这样的导游,也往往如此。

2、团员

我们共30人,除了3位国内去的带团团队,共27人,主要来自广东(包括广州、 中山、佛山、惠州等)和云南,其实并非都在中大学习,有些是朋友介绍,这表明了中大的口碑,事实上我也是因为朋友介绍而参团。

团员多是自己创业,总经理身份,有的是企业高层或中层,象我这样的无业游民,是绝无仅有的。

因为角色不同、性格差异,所以团员中不时有火花迸射,极有意思。来自中山小霸王卫厨电器公司的陈总和女儿,是这次团队中的明星,陈总使小霸王转型到小家电,他自己是东北大汉,非常健谈,乐于分享,在行程中,无私地帮助同学们分析和解答问题,当知道我服务于后生网、关注大学生成长时,也慷慨地表示,愿意助我一臂之力。在我们两晚的学习讨论和在车上的分享中,陈总都担当了中心角色,小霸王“小生产、大营销”的模式也引发了同学们的兴趣,所以李老师说下次带我们一起去小霸王取经。

学员中,每一位都有自己的独到亮点,又来自不同的行业,所以一路上的了解、交流,是非常充分的跨界交流,对于不同世代(有几位是80后)、不同行业、不同领域,这样的碰撞非常宝贵,而且大家的个性都很鲜明,再加上肖先生和李老师的挑动,学员自身的交流也在行程中达到很好的效果。一方面,大家是共同学习者,都想要了解日本,一方面,大家又都是互相学习者,每个人身上都有值得学习之处。

我之所以说这是一个SNS,并不是硬扣帽子牵强附会,基本上,这种共同参与某项活动、并且同吃同住同游的社会网络,关系会更加稳固和长久。

在考察活动结束之后,原则上,并非结束。清华深圳研究院在后续活动安排方面做得非常好,在请到台湾新竹清华丘宏昌教授来清华授课时,也特别邀请了台湾行学员一起参加,另外也经常组织聚会,促进同学们之间的友情,我其实已经从清华毕业数年,但经由这些活动,仍然感觉属于清华这个团体。

同学们中有可爱的建建,经常因为迟到而乐捐; 可爱的美女燕平,和我的名字读音完全相同; 几位来自天心制药的MM,非常善良,当知道我身体不适时,立刻给我对症的药吃,与我同住一室的一梅,心思很细,一路彼此照顾;还有白马王子秋波哥、身形高大身穿红衣是醒目标志物的才哥、说起笑话来把大家逗得前仰后合的标哥、用二十头猪的哈佛案例引出一堆哈佛案例的曾老师、做服装行业一直戴墨镜的酷哥副班长、还有和我同在礼品行业的伟哥、好学又精干的慧慧……每位同学都有闪光点,组成这个梦之队。一路上笑声不断,互相照顾。

3、专业的物品和资料准备

21号一早会合,李老师发了一系列物品给大家,我后来注意到,这些物品,除了一顶帽子外,其他的可以说都非常有用,看来并非随意准备,而是专业装备。

A、厚厚一本学习资料。

这份资料厚达170多页,除了行程安排、通讯录等资料外,还有日本的概况介绍、参访企业的资料、中日两国对比、重点观察思考问题等,非常详细。在行程安排页,都有半页的空白,列出思考点,以此方式促进思考、提炼和总结。资料中还有充足的白纸以做记录。

这都是深得学习之要的方法。

这份资料,我在航班上就开始看,中间参访企业前也做了预习,回来后,又看了一遍,虽然里面不无小错,但是无伤大雅。总体来说是一份非常有价值的资料,看得出来是用心的准备以及丰富经验的成果。

B、小小的通讯录

这是一张对折的小卡片,学员的姓名、通讯方式尽在其上,领队老师、日本导游、大使馆等电话也都在上面,方便出现问题时及时联络,通讯录可以放进另外一个胸牌包中。

C、胸牌和包包。

这个包的质地比较精良,戴起来不觉得简陋,所以我一路上很多时候都挂着,包分数层,可以放进护照、零钱、通讯录等,非常方便。

胸牌就放在包内,上面除了印有每人名字和公司、职衔外,还有一个编号。

不能小看这个编号,在以后的活动中,非常发挥用场,每次点名,不是按人头点,而是点编号、报数回应。这个办法非常方便快捷,因为在较短的时间内,叫名字可能复杂,每个人只要记住自己的编号就可以了。复杂的事情,简单化。

D、行李牌。

可以系在行李上,上面有姓名、联系方式等,以备万一丢了行李,善良的对方可以依上面的姓名和联系方式找到失主。

E、透明的文件袋。

可以把一些票据放进去,因为是透明的,所以从外面即知内容。里面并附有一只笔好填写资料。

F、折叠环保包。

一个很大的包,折叠起来很小,展开很大,样子也不错,和胸牌包一样,拿着不会感觉丢人(我有数次提到这种感觉,是因为以前有时候参加会议,对方提供的这类物品,通常来说是不可用的,拿着会觉得不伦不类)。这个包后来还真给不少同学派上用场。

我自己本来带了一个,有这个倒是多余了,不过对这种周到的想法表示赞赏。

G、充气枕。

长途旅行,休息是个问题,有充气枕,可以垫在颈上,避免过度疲劳。不仅是在航班上,在大巴上同样用得着。

H、出境卡。

已经都填写完毕,个人只需要签名。

沿途的饮用水等自不必说,每晚的交流,也都有啤酒、清酒和小食,使得交流并不枯燥。这种周到,是需要细心的人和专业的质素才能想得到。

4、时间管理

人多,又有自由活动,如果步骤不一致,非常容易因迟到而导致行程上的麻烦。李老师和肖先生在开始就树立了规则,迟到者按分钟乐捐,这些钱正好用来买交流时的食品或餐食中的清酒等。

同学们都是高素质的人,首先对于时间就比较注重,如果真到延误的时候,也会慨然捐款,我也有一次因听错时间而累到李老师等我,善良的副班长替我交了罚款。对商务考察团,既不能单纯地当学员看,也不能单纯地当客户看,要在二者之间拿捏好,李老师和肖先生做得不错。

5、参观路线。

我开始的时候觉得这个路线颇有不合理之处,等到行程结束时回想,感觉是非常科学的。确定路线是门学问,中间的时间、地点、企业、餐饮、酒店等,是个复杂的系统,整条路线以及活动的安排,不可能令到所有人满意,但总体来说是非常成功的,参观的企业都很有代表性,路途方面,有的虽然远了一些,但是途中由于有交流,也并不觉得太过漫长,这需要很强的设计规划功夫,当然也需要不断的摸索。

我问过李老师,中大做这类修学旅游,已经有10年之久,10年之间,也是不断地在积累和总结改进。

我也对比了用友2010年9天的日本行路线和参访企业安排,企业组织和大学组织还是有一定差异的,这个各有利弊。

企业组织,往往是用自己的战略伙伴资源、品牌效应,参访的企业,往往对口,而访谈容易深入,所以王甲佳老师和一众CIO们的参访,聚焦于企业生产制造尤其是信息化,接待人员往往也是专业部门,某些细节容易展开; 而我们的参访,则通常是在生产制造或服务部分,接待人员,应该是企业里专职负责接待的,对于某些深入的业务问题,不容易交流。就大学的平台来说,专长在于学术,而企业的专长在于业务,所以出现这样的结果,也是正常的。

这个分析不是作好坏对比,只是一个思考。我本人已经不再做ERP,所以事实上也并不太关注生产制造本身,而主要关注其中体现的管理思想,所以对我来说,收获还是非常大的。

6、防患于未然。

由于购物众多,而且日本机场又不提供打包服务,所以肖先生在行前一晚就提醒大家,可以在酒店进行打包,这个提醒非常必要,否则会让大家陷于被动。相信肖先生也是因为经历较多所以可以给出这样及时的建议。

一路上,可能的情况肖先生和李老师都估计到,并且告诉大家“if……then”的方式,他们的处理非常灵活,比如集合地点,如果发现大家不太认识停车点,就会及时改换到醒目之处。我在想这类意外处理,其实是要依托于大量的接待、对各类人群心理的洞察,其实也是知识积累的成果。当然,所有的知识积累,也都需要用心。

7、以终为始。

我注意到,沿途,在著名景点或标志建筑物,都会有合照的要求,并且,在合照时,会打出中大的旗号,这自然是为了制作后期的活动总结来做准备,包括在临行前李老师要求大家做的作业,也会集中制作成刊物。上了飞机后,李老师立刻征集同学们手中的照片,拷到自己的ipad中。她带的设备非常全,包括读卡器等。

在活动开始的时候,已经设定好产出成果,这样,在过程中,就便于安排和准备,如果等活动结束再进行,就已经晚了。这类细节,中大做得非常好。

用友举办2010年日本幸福之旅时,是由一位团队成员赴日跟随,及时报回信息,而另一位团队成员在公司接收、制作专题,再加上王甲佳老师沿途的实时播报和及时总结,并与国内互动,使国内国外共同参与(身在国外的成员现场考察,身在国内的成员提问,由国外的成员观察、解答),也起到非常好的收效。最终形成专题的有60多篇文章,我在行前阅读过,对我来说是非常棒的预习,否则这次日本之行,我可能会忽略很多。




转自  【日本行】从活动策划和组织层面看此次日本行 | 逍遥游·萧秋水
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