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日志

 
 

如何开会?  

2013-06-27 22:52:24|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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    你知道千亿以上的大公司一年要开多少视频或电话会议吗?说出来一定会让你大吃一惊。根据不完全统计,平安集团每年召开大大小小的视频或电话会议的数量多达6~7万场,相比之下,国内一家排名世界500强的银行就要逊色许多,每年“只有”2~3万场。

    这些数字来自硬件会议厂商宝利通的后台统计,这家公司已经为平安等国内外大型企业服务了多年。上述数据仅仅记录了那些通过视频或者电话会议系统发起召开的会议,在这之外的并不算在其中,所以这些企业真实的会议数量可能还要翻上一番。宝利通中国区副总经理余宝生告诉《商业价值》,随着这些大公司业务规模的扩展,每年召开会议的数量都在以近50%的速度增长。开会这件事不仅在中国公司十分重要,在国外同样如此。
    两年前,拉里·佩奇接任谷歌CEO,上任伊始,佩奇的工作不是发布什么重量级的产品或战略,而是给全公司发邮件,告诉大家如何像创业公司一样高效的开会,这一举动被媒体披露后让外界大跌眼镜。但开会这件事对于一家公司的重要性由此也可见一斑。
    开会之所以重要,背后的原因在于会议作为企业内部沟通协作中最为重要的一环,往往会影响到公司的决策效率,然而,现实情况却是,公司内部的会议经常是效率低下。
    不过最近两年,一批基于互联网的企业内部协作平台的出现让许多老板开始重新思考开会这件事,人们开会的方式也将面临又一次升级。 
    社会化协作平台能做什么        
    去年6月,微软斥资12亿美元收购了成立不到5年、已经拥有500万用户的企业协作平台Yammer,将其纳入到了Office部门之下。你可以将Yammer理解为一个企业版本的微博,只不过它集成了许多办公的功能。
    5月10日,微软对外披露了Yammer最近一季的业绩:其注册用户已经超过700万,销售额较去年同期增长了259%。
    在Yammer的示范作用下,国内也涌现出了一批针对企业的社会化协作平台。其中金蝶旗下的“云之家”、梅花网旗下的明道以及拿到IDG 300万美元投资的纷享已经凭借先发优势做得风生水起。
    企业内部协作平台兴起的根本原因在于想要更好地解决企业内部沟通的问题。而这正是所有企业高管们最为头疼的问题。“做企业的人都知道,沟通是一个很有潜力的市场,为这事就值得花钱。”一家创业公司的老板告诉《商业价值》。
    企业内部常见的沟通途径除了电子邮件,大概就要算各类的会议了。提及开会,每家公司都有吐不完的苦水,尤其是对企业的高管们来说,由于负责的项目众多,每天都不得不面对数量众多的各类大小会议。
    类Yammer的企业协作平台眼下对于传统企业会议最大的改变就是成功精简了许多无用的会议。其中最为明显的就是砍掉了许多单纯进行任务布置的会。
    理论上讲,过去通过电子邮件同样可以完成任务的布置,但是许多企业的管理者仍然更愿意以会议的形式给下属安排工作。这是因为邮件的反馈存在延时,这使得它不适合交代重要的任务,而且领导的耳提面命也能够让下属意识到工作的重要,进而更加认真对待。
    在企业协作平台上,领导不仅能够设置任务的重要程度,对于一些紧急的活动,还可以通过手机短信进行推送。
     “从管理学上讲,任何的信息都需要反馈,这样才能使信息的价值最大化,也能形成一个闭环,管理的效率才能提升。”纷享科技总裁杨斌说。比如在纷享的平台上,如果对于一条信息接收者没有给出回应,那么在它的界面上方,就会一直挂着一条类似于微博上的未读消息提醒。“虽然只是一个很小的一步,但是结果完全不一样。”
    正是这样的改变能够帮助管理者减少许多不必要的会议。
    Yammer们能够精简的另一类会议是一些头脑风暴式的会。头脑风暴会议的目的在于激发大家的灵感,但是灵感这玩意儿可不是说来就来的。针对一些时效性不强的头脑风暴会议,完全可以在企业内部协作的平台上设置特定主题的讨论组,邀请相关人员进行讨论,这样大家能够利用各自的碎片化时间贡献自己的智慧。许多企业协作平台都在移动客户端中增加了类似微信的功能,以方便团队内部的讨论。
    其实换个角度来看Yammer们的作用,这类产品的价值在于促进企业内部更加频繁的沟通,在这种高频率的沟通过程中,很多问题就会迎刃而解,也就不再需要再去专门开会解决问题。而这正是眼下类Yanmmer的工具对传统企业内部沟通最大的改变。
    从更长远的角度看,企业协作平台将来还能解决会议过程中的另一个难题——效率低下。这种效率低下集中体现在两个方面。一是开会过程中讨论效率的低下。二是会议结束后对会议结论的执行效果不佳。
    几乎每个公司人都有类似的感受,一场会议持续数个小时,期间大家七嘴八舌好不热闹,可是散会之后却发现沉淀下来的有用信息少之又少。
    造成这种结果的原因就在于整个会议流程存在缺陷,这一问题并非没有解决方案。在亚马逊的图书类目中搜索“会议”二字,就会发现教人如何高效开会的书籍竟然有数百种之多。会议管理的经典著作《罗伯特议事法则》出版至今已经超过一百年,并且被翻译成多国文字广为流传,但是人们始终无法解决会议效率低下的问题。
    并不是这些理论不切实际,而是因为多年来一直没有适合的工具能够让这些理论得到真正的应用。企业协作平台的出现或许能够让这些理论不再只是纸上谈兵。
    “企业协同平台将来完全可以内置一些会议的模块。”企业协作平台说享创始人黄可告诉《商业价值》,比如会议前明确需要讨论的具体事项,会议进行中限定每个人的发言时间等等。
    仅仅优化会议本身的流程是不够的。如何落实会议的结果成了许多会议组织者更加头疼的问题,企业会议中另一个常见问题是,会上形成的各项决议在后续跟进时却不了了之。
    从宏观角度看,开会仅仅是企业运营链条上的一个环节,所以,宣布散会并不意味着工作的结束,而是代表下一个环节的开始。
    “会开完后一定要有结果。而且在落实成果的过程中要有一个很好的流程。”杨斌说。将来,利用企业协同平台能够形成详细的会议纪要,而且它能够将会议上形成的各类决议以及工作事项通知安排到具体的责任人,从而实现对项目的管理。对于公司的管理者来说,这是他们最迫切需要的服务。
    除了能够在会后帮助督促会议结果的落实,企业协作平台将来还能进一步挖掘会议的价值。
    对于大部分公司来说,日常性的内部会议开完后几乎很少能够留下记录。但这其实是需要改善的。“将会议记录下来可以做知识的检索。文字记录以及语音的讨论,其实是企业内部知识的一个汇总。”黄可认为,“这些知识将来完全可以实现内部的传承与分享。”
    “即使面对面的沟通也需要存档,也需要有一个信息的沉淀,比如速记,文字是不可替代的,这类平台是一个非常好的文字沉淀的平台。”杨斌透露,为了实现信息的沉淀,纷享正在研发语音搜索相关的技术。

    移动时代的会议怎么开     
    不少微博控都对Fuubo这款优化微博发送体验的产品情有独钟。但很少有人知道,打造这款产品的RefacTech是一支由大学生组成的团队。
    更让人觉得不可思议的是,这支团队的成员散落在全国各地,团队间几乎所有的沟通都是通过QQ等线上工具完成的。
    这其实是新时代办公方式转变的一个缩影,远程协作的需求正在变得愈发旺盛,甚至在许多公司内部,基于微信群的会议沟通正在变得越来越流行。
    不过,并不是所有的远程协作都能够像RefacTech一样只是通过IM工具完成。因为,面对面的沟通还是当下效率最高的方式,从根本上讲,人与人之间的沟通并不只是依靠语言和文字完成的,表情、眼神、语气、肢体动作都包含着谈话者的信息,而这些都是QQ、微信们无法比拟的。正因如此,远程的视频会议功能正在变得愈发重要。
    刚刚结束不久的谷歌I/O大会上,谷歌发布了全新升级后的跨平台即时通讯工具Hangouts,将过去的Google Talk、Google+Messenger和老Hangouts深度整合,其功能上的亮点则在于能够实现视频通话以及多人的视频群聊,对话内容也可以长时间保存。
    其实说起视频会议,老牌的硬件厂商应该更有发言权,它们在这一领域已经积累了几十年的经验。思科的网真、宝利通的极致远真类等远程会议产品追求的就是尽可能模拟面对面的交流。通过打造装修风格一致的会议室、布置高清摄像头、真人比例大小的画面,极力营造出一种双方共处一室会谈的感觉。
    虽然体验极佳,但是远真类产品动辄百万的价格也不是一般的企业能够负担的,而且对于小团队来说,正襟危坐在视频会议室里开会,也并不符合他们的工作习惯。许多创业公司看到了其中的机会,推出了针对中小企业的廉价版解决方案。
    去年7月,移动视频会议平台FuzeBox宣布完成了2000万美元的A轮融资,2013年以来,这家公司已经新增了5万家企业级客户,;今年1月,另外一家该领域的创业公司Zoom也完成了600万美元的A轮融资。
    FuzeBox和Zoom正在将过去的硬件视频会议搬到用户的手机和平板电脑上,让用户能够更加灵活地开会。
    其实硬件视频会议厂商们同样意识到了这种变化,并且纷纷推出基于移动平台的解决方案,那么为什么依然有人愿意投资FuzeBox和Zoom这样的创业公司呢?背后的原因在于,这些年轻的创业团队更加理解新一代用户们的需求。老牌厂商们提倡的是“统一通信”的概念,将新兴的移动设备整合进传统的视频会议系统当中,作为传统硬件平台的延伸,而Zoom们则没有传统硬件厂商的包袱,它们天生就是为移动互联网而生的,因此也更加理解年轻一代公司人的需求。
    当然,尽管创业公司天生移动,但如果以技术和虚拟现实的逼真程度来衡量,他们远非大公司的对手。
    4月份举办的IDF2013大会上,英特尔就展示了这样一项技术,将3D摄像头与视频会议结合,实现对视频画面背景的替换。演示中,两位与会者的背景被替换成了一张财务分析表格,双方就好像一起站在真实的PPT投影前进行演示一样,十分生动。
    而微软的解决方案则走得更远。最近有国外媒体爆出,微软的3D远程呈现技术已经应用在即。届时,好莱坞科幻电影里经常出现的与三维影像间的对话场景或许能够变成现实,未来开会时你所面对的也将不再只是干巴巴的平面,而是一个个足以以假乱真的立体图像,参会者的每一个小动作你都能看得一清二楚。据悉,微软打算将这项技术整合到Skype当中。
    只是,未来的会议需要真的仅仅是把会议室搬进显示屏中,追求更清晰、更逼真吗?

    我们为什么开会
    回到原点,我们为什么开会?
    开会的本质是在沟通和协作中有效决策,在过去数百年间我们都用的是一种面对面的方式交流,然而,当信息爆炸、沟通频率急速增加,你会发现会议室越来越紧缺,时间越来越不够用,最重要的是无数公司人每日的大多数时候被捆绑在会议室中,如果说面对这种困境,技术能够做点什么,应该是将人解放,这种解放不仅包括通过虚拟现实让远程视频会议更加逼真,更包括出于对人的理解用技术优化开会的方式。
    然而,无论是传统的硬件会议厂商还是新兴的移动互联网会议平台,大家所追求的目标无非都是尽可能的让远程会议变得更加真实。当然,很多时候决定很多厂商去做什么的往往是他们手里有什么,而非用户的需求。于是在谈论未来会议解决方案的时候我们会看到一群40岁左右的IT工程师按照他们的经验在为20多岁的年轻人设计开会的方式。
    这群伴随互联网一代成长起来的职场年轻人需要的仅仅是一种正襟危坐、无限逼真的会议体验吗?如果回到会议沟通协作决策的本质,远程视频能够解决的只是异地沟通的很小一部分,除此之外,过去会议模式中从协作到决策的很多地方都待有很大的改进空间,这种改进,其一是需要对组织行为学有着更深刻的洞察,其二则要对新一代年轻人有更深的理解。
    开会的主体永远是人,最适合的开会方式也要跟着每一代人的行为习惯演进。这种习惯的改变很难,但更可能会迎刃而解。伴随互联网成长起来的新一代年轻人从小生活在分享和沟通无处不在的环境中,他们对于新技术新工具的接受程度更高,这会给一些基于互联网精神的更高效和开放的会议协作软件提供丰厚的土壤,甚至未来会议的组织形式也会随着这代人的行为习惯发生改变。
    如果我们以代际的眼光去看,这个世界上的很多事情,都会随着新一代人的成长而发生改变。未来怎么开会,每一代人都需要重新去思考。

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