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工作思考模型 ——帮你理顺复杂工作的十四个思考维度  

2014-01-01 21:25:36|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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咨询工作中,每天都要面对一些复杂、模糊和非计划性工作。这类复杂工作任务往往有着多样化的要求——既有客户提出的各种要求,也有领导对这个工作的碎片化的思考和指导意见;同时此类工作往往不是一个点式任务,而是涉及大量的前期准备工作和后续跟进事项,需要一段时间和一定的人财物资源才能够完成。实际上,这类任务中涉及的人多一点、时间长一些,就已经是一个“项目”的概念了。

   

    这样的复杂工作任务都有哪些呢?

l  典型工作一:分析性的工作(例如数据分析、案例分析等)

    “…这些数据到底要支撑什么结论呢?…”“…这个案例到底研究哪些重点?…” “案例的深度信息要到哪里去找?”“分析成果要做成什么形式?”“什么时候完成?”…

l  典型工作二:工作计划与事务安排

    “…这次的市调时间计划怎么安排?…”“…我的访谈提纲要有哪些内容?…”“…我要撰写的这个部分,需要得出哪些结论?需要哪些信息支撑?谁能帮我获得资料?…”

l  典型工作三:涉及到对外沟通性的工作

    “…首次沟通PPT要沟通些什么?…”“…每周的客户工作联系函怎么撰写?…”“…这次见客户要做哪些准备?…”

l  典型工作四:非计划之内的工作

    “…这次会上提到的几个东西需要我来落实…”“…领导刚才交代的事情要马上完成…”“…为了配合这次活动,我必须先完成这些事…”

    对于这类牵涉多方要求,工作步骤多,要协调的资源多,有一定工作周期的复杂大任务,怎么在前期快速理顺工作思路,不延误工作开展,高效组织人员推进任务执行,是对经理人员工作能力的一种典型考验。

   

    工作中最有效率的事情是什么?我的经验是:用有效的思维方式来思考,而不是看似紧锣密鼓地安排一大堆事情埋头苦干。

    在这里,分享一下自己多年总结出来的高效思考工具“工作思考模型”——用于在任务伊始快速整理信息和理顺思路。

   

    “工作思考模型”包含三个层次的十四个思考维度。

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    第一层面思考:工作方向与取舍内容

    第一层面实际上是想清楚这个复杂任务为什么做以及要不要做的问题。

    虽然工作往往是上级领导分配下来的,但是由于领导对于工作的具体执行不会想得太深入,很多时候一个复杂任务未必是按照领导的初始想法做出来的,甚至可能有更直接简单的方式来完成,并不需要完全按照领导的想法来做,但效果依然可以保证。因此需要你首先思考做这个任务的真正目的,以及到底要不要这样做的问题。

    这个层面涉及到四个思考维度:

(说明一下,“/”是表示近义词,几个词表达的意思是接近的。

    一、目标/理想/愿景/愿望——方向往哪里去。

   二、原则/取舍标准/硬性限制——硬性的、规则性的、客观性的、难以改变的限制条件。

    三、任务/目的——要完成/得到什么;要做什么事。

    四、意义/影响——完成以上的任务(事件)以后起到什么作用或产生什么影响;明确任务的意义以后工作才有动力。

       

    第二层面思考:任务构成与支持条件

    第二个层面是在明确了任务执行的必要性之后,开展工作需要哪些必要的信息和资源支持。这个部分如果不能理清楚,往往难以推进工作(有时候你会发现,这个任务靠现在自己的资源根本完成不了,你就需要赶紧争取资源或者让领导另外分配给更合适的对象,否则自己耽误了时间、浪费了资源,才发现自己其实根本“搞不定”,那后果是很严重的),或者工作结果偏差很大(有时候交流的过多、信息量过大,反而容易忽略很多要求)。

    这个层面涉及到五个思考维度:

    五、要求/建议——比较主观性的要求,需要尽量去达到,但并非不可改变,也有可能做不到

    六、问题——构想的可能遇到的问题或者根据经验自己提出的问题

    七、资源渠道——我从哪里得到那些我需要的资源?包括经验、知识、人脉等。

    八、内容/构成——列出能够想到的工作内容模块就可以,这里不要求出一个逻辑严谨的思路;工作可能包含的主要工作内容,能思考越细越好。

    九、创意与想法——对工作产生的各种想法、灵感、创意等,这些东西都可能成为工作成果中的亮点、创新和突破。

       

    第三层面思考:事务落实与执行到位

     这个层面是具体如何执行的思考,会把任务落实到人、财、物、时间上。我还要强调一下,执行落实层面的东西不要一上来就去想,为了赶进度或者让人不要闲着就着急分配任务。前面两个层面的问题不想清楚了,执行往往会走好多弯路。花时间想想清楚前面两个层面的问题,可以说是“磨刀不误砍柴工”。

    这个层面涉及到四个思考维度:

    十、方式/形式——工作开展的方式,或工作成果的形式。

    十一、工具/道具/技巧/技术——完成工作需要借助的必要工具。

    十二、阶段/步骤/过程——工作开展处于什么阶段?需要几个步骤完成?需要经历几个阶段?

    十三、时限——工作时间的限制,多久完成?什么时间点必须完成?

    十四、分工——谁来具体执行。

   

 

    怎么应用工作思考模型

l  首先,工作思考模型的十四个维度是不是都要理一遍?

    从实际使用中来看,十四个维度中有大约十个维度是最常用到的,分别是:目的、意义、要求、问题、资源、内容、想法、形式、时限、分工。

     建议大家背下来,遇到头绪很多的复杂任务立即拿笔记本列出来,将脑海中各种信息迅速分类整理。

    在实际填写的过程中,如果有些维度填不出来怎么办?遇到填不出来的维度,很有可能就是你没想透、没想到的思考盲点;如果确定并不是自己的思考盲点,那就是快速跳过,填写下一个,以后想到了再补充上去。

 

l  “工作思考模型”适用于哪些情况?

    实际应用的场景很多,是一个通用性很强的思考工具,大到一个项目的初步思路整理、项目具体工作内容的安排,项目建议书的撰写,小到市调访谈提纲的设计、案例研究的设计、客户沟通函件的撰写等等,都可以完美胜任。

 

l  直接使用“工作思考模型”的脑图版工具

    为了方便快捷地使用这个思考模型,并且让思考模型方便在团队内传播和使用,本人将这十四个维度制作为一个脑图版模型工具,使用的时候直接将该文件打开或者发送某人,在上面填写即可。

脑图版“工作思考模型”:

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l  一定不要认为填写“工作思考模型”会浪费你的时间

接到复杂任务之后,认真填写一遍“工作思考模型”可以让你真正高效地理顺信息和思路,绝对是“磨刀不误砍柴工”“事半功倍”的事情,甚至可能是你开展工作前能做的最有成效的事情。

一定不要仅仅看了一眼“工作思考模型”的图,就认为“这个东西好复杂,填一遍多浪费时间呀”“我自己随便想想就能想清楚,不用搞这么繁琐吧”,一定要多实践几次,用会用好,它会让你的思考效率明显提升,让你的工作能力如虎添翼。

 

    最后,附上使用“工作思考模型”的三个例子作为示意。

示例一:某大规模专题研究项目初步思考

背景:

    某大规模专题研究项目,公司领导将项目情况对我进行了口头沟通,接下来我的团队将正式开展后续的一揽子研究工作。本人对于项目所在区域和该项目涉及的专业领域并不十分熟悉,对于如何开展研究工作头绪纷杂,思路不清。在与客户正式见面沟通之前,需要让年轻的团队成员们开始做一些有效的功课,作为与客户交流的谈资和后面工作的素材。

“工作思考模型”应用:

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应用效果:

   整理完这个初步的思路以后,我对于工作的重点和必要的工作内容心里大概有数了,开始召集团队开会并做了分工,讨论深化了很多方面的工作内容。

 

示例二:与某某企业就项目的首次沟通文件的准备

背景:

   第一次与该企业高层就项目的具体情况进行正式的沟通,沟通为会议形式,是双方第一次正式的团队见面会。对方高层将在会议中正面回答我方的各种问题,并利用会议的契机,帮助我方协调多方资源和落实各口对接工作的责任人。所以是一次非常重要的会议。会上我方需要提出哪些问题,需要准备哪些会议材料,头绪很多,要准备的事情也非常琐碎。在这里受限于篇幅,仅仅展示一下关于问题沟通部分的思考内容,其他会议内容的思考略去。

 

“工作思考模型”应用:

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应用效果:

   搞清楚要与客户高层沟通的主要问题之后,我迅速将沟通会议的PPT撰写出来,内容井井有条。后续的沟通会很成功,沟通信息也比较充分,对后续工作的开展奠定了良好的基础。

 

示例三:撰写与客户的工作联系函

背景:

某项目市调结束之后,需要每周与客户保持沟通联系,每周会将最新的工作进展情况撰写成工作联系函发给客户,以保持信息的对称。虽然只是一个简单的沟通函件,但是必须做到专业价值感的传递,同时又要快速完成,不能占用自己太多时间,影响其他的工作。

 

“工作思考模型”应用:

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应用效果:

   通过快速整理思路,函件内容在一个小时内就撰写完成了,非常高效快捷。以后每1~2周都用类似方式整理沟通思路,联系函能够快速成文,效率很高。




引文来源  [原创]“工作思考模型” ——帮你理顺复杂工作的十四个思考维度 - 李公子的博客 - 畅享博客
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